KONTROLA ZUS

Skontroluj się zanim zrobi to zus

Jeżeli jesteś płatnikiem składek, to musisz liczyć się z tym, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych zechce skontrolować, w jaki sposób wywiązujesz się z nałożonych obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych. Nieliczni zdają sobie sprawę, jak przykre konsekwencje niesie za sobą kontrola ZUS w firmie.

Kontroli podlegają płatnicy składek, na których spoczywa obowiązek zgłaszania do ubezpieczeń społecznych pracowników oraz osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych. Inspektor kontroli ZUS sprawdza prawidłowość zgłaszania danych do ubezpieczeń społecznych, prawidłowość obliczania i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, ustalanie uprawnień do zasiłków i rozliczenia z tego tytułu, kompletowanie wniosków emerytalno-rentowych, wystawianie zaświadczeń dla celów ubezpieczeń społecznych, a w przypadku zalegania z opłatami składek dokonuje oględzin majątku płatnika. Zakres kontroli określa ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych.

Przepisy ani żadne wytyczne nie określają jakie konkretnie dokumenty należy przygotować do kontroli, dlatego trudno w tej kwestii polemizować. Ustawodawca określił, że kontrolującemu należy udostępnić wszelkie dokumenty związane z zakresem kontroli. Tym samym to inspektor kontroli, w czasie prowadzonych czynności kontrolnych, decyduje jakie dokumenty należy przygotować oraz z jakich dokumentów sporządzić kopie. W przypadku dużych firm i dużej rotacji pracowników (a częściej zleceniobiorców) może to być nawet kilkadziesiąt segregatorów z bieżącą i zarchiwizowaną dokumentacją. Na korzyść przedsiębiorcy działa jedynie ograniczony czas kontroli. Płatnika składek zgłaszającego do ubezpieczeń społecznych do 10 osób można kontrolować przez 12 dni roboczych w roku kalendarzowym, małego przedsiębiorcę przez 18 dni, średniego przez 24 dni, a pozostałych płatników przez 48 dni roboczych. Do czasu kontroli wlicza się również czas poświęcony na napisanie i wysłanie protokołu kontroli.

Czynnościom sprawdzającym poddawane są najczęściej:

– Dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe zaewidencjonowane w Kompleksowym Systemie Informatycznym ZUS.

– Dokumenty mające wpływ na zgłaszanie do ubezpieczeń tj. umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy członków zarządu, umowy o współpracy, kontrakty menadżerskie.

– Listy płac oraz zestawienia zbiorcze, rachunki do umów cywilnoprawnych, ewidencja czasu pracy, zakres wykonywanych prac, oświadczenia ubezpieczonych.

– Wydruki z kont księgowych, ze wskazaniem na konta kosztowe, ale także usługi i faktury sprzedażowe oraz zakupowe.

– Regulaminy wynagradzania, premiowania, regulamin ZFŚS, układy zbiorowe, inne akty wewnętrzne.

– Deklaracje podatkowe, ze wskazaniem na PIT 4R.

– Pełna dokumentacja zasiłkowa (zaświadczenia lekarskie, karty zasiłkowe, kartoteki płacowe, wnioski, oświadczenia, protokoły powypadkowe, decyzje w sprawie przyznania świadczenia rehabilitacyjnego itp.)

– Wszelkiego rodzaju ewidencje, np. osób zatrudnionych w szczególnych warunkach lub uprawnionych do pobierania świadczeń emerytalno-rentowych.

– Zaświadczenia wystawianedla celów ubezpieczeń społecznych

W przypadku gdy przedłożone do kontroli dokumenty nie wyjaśniają wszystkich okoliczności mających znaczenie dla postępowania kontrolnego, inspektor kontroli ZUS przesłuchuje świadków, płatnika składek i ubezpieczonych, niestety także byłych pracowników. Jednak nie tylko zgromadzony materiał dowodowy może przyczynić się do przypisu składek zagrażającego bieżącej działalności firmy, a nawet do jej zamknięcia. Zagrożeniem są również nieustannie zmieniające się przepisy. Z upływem lat ZUS kwestionuje wydane wcześniej interpretacje i ściąga dodatkowe składki pod zarzutem omijania prawa. Coraz częściej słychać o bataliach sądowych firm, w których inspektor kontroli zrobił przypis składek w sytuacji, gdy wcześniejsza kontrola ZUS nie miała zastrzeżeń co do tych rozliczeń. Należy zaznaczyć, że przeprowadzone w 2018 roku kontrole ZUS zasiliły Fundusz Ubezpieczeń Społecznych kwotą ponad 193 mln zł.

Jedynie pełna świadomość i bieżąca kontrola dokumentów zgodnie ze zmieniającymi się w ZUS wytycznymi pozwoli przedsiębiorcy spać spokojnie. Jeżeli płatnik składek będzie znał swoje prawa i obowiązki oraz odpowiednio przygotuje się do kontroli ZUS, to będzie ona tylko formalnością.

Autor:

Aneta Łukaszuk

Ekspert HRBPC

O NAS   USŁUGI   AKTUALNOŚCI   KONTAKT   USŁUGI IT

OBSERWUJ NAS